Pisanje uspešnih predlogov je bistvenega pomena za delo vsake organizacije za pomoč in razvoj. Za spletno stran Bond je Ekipa za financiranje donatorjev pri MzN International povzela nekaj najpomembnejših nasvetov za pripravo:
1. Načrtujte dovolj časa
Tudi najbolj učinkovite organizacije lahko pri načrtovanju zaostajajo. Pogosto se preveč zanašajo na svoje dosedanje dosežke ter v pripravo predloga ne vložijo potrebnega časa in truda. Ustrezno načrtovanje je ključnega pomena – s tem date donatorjem vedeti, da je vaša organizacija strokovna in kompetentna.
Veliko predlogov je neuspešnih iz preprostega razloga, ker ni bilo načrtovanega dovolj časa za zbiranje informacij. Za večino predlogov je treba zbrati veliko količino informacij, pripraviti izčrpne načrte in napisati prepričljive finančne načrte. Vse te informacije je nemogoče zbrati v enem tednu. Poleg tega boste potrebovali še čas, da vse skupaj pripravite v bralcu prijazno in strokovno predstavljeno obliko. Pri večjih predlogih upoštevajte, da bo v postopek pogosto treba vključiti več ekip. Če jim boste dali dovolj časa za pripravo, boste pridobili boljše podatke, informacijsko gradivo in projekte.
Priporočamo vam, da načrtovanje opravite precej pred rokom za oddajo predlogov. To je še posebej pomembno pri predlogih, pri katerih so vključeni državni uradi, saj je malo verjetno, da boste s prošnjami v zadnjem trenutku dobili kakovostne informacije, ki jih želite.
2. Bodite popolni in jedrnati
Ključnega pomena je, da so v vašem predlogu navedene pravilne informacije. Priporočamo, da vključite vse in samo tiste informacije, ki jih zahteva donator. Če odgovarjate na prošnjo za zbiranje predlogov (RFP), upoštevajte obliko in vrstni red iz RFP. Upoštevajte smernice in navodila ter se uprite želji, da bi vključili kakršne koli druge reference, politike in izkušnje, za katere menite, da bi lahko bile koristne. Če razpis RFP teh informacij ni zahteval, je zelo verjetno, da jih ne bo upošteval. Še huje, če jih boste vključili, bo vaš predlog morda celo diskvalificiran.
Zelo pomembna sta tudi oblika in jezik vašega predloga. Dobro napisan predlog gre naravnost k bistvu, je jedrnat, bralcu prijazen in dobro strukturiran. Izogibajte se uporabi pasivnega jezika, žargona in prevelikega števila kratic.
Poskrbite za jasnost in jedrnatost. Ko bralec prebere prvo stran vašega predloga, mora razumeti naslednje:
– ključne cilje vašega projekta
– kdo so upravičenci vašega projekta in koliko jih bo imelo koristi.
– za koliko sredstev prosite
– kakšen bo učinek vašega projekta.
Če donator ni zagotovil predloge ali določil števila strani, predlog na splošno ne sme presegati 10 do 15 strani. Vključevati mora vse vidike, ki so zahtevani v razpisu. Referenčno gradivo mora biti omejeno na dobro strukturiran in pravilno naveden dodatek.
3. Spoznajte donatorja
Predlogi morajo obravnavati donatorjeve potrebe in zahteve. Vzemite si čas za raziskavo donatorjevega poslanstva, vrednot in ciljev, nato pa jih povežite s svojim predlogom. Pozanimajte se o projektih, ki jih je financiral v preteklosti in jih trenutno financira, ter o področjih, sektorjih in temah, ki jih ima najraje. Vključite tudi širše teme, s katerimi se donator morda ukvarja. Svoje rezultate uskladite z vidiki teh tem.
Pri pisanju predloga se vedno držite smernic, ki določajo, kaj bo financirano in do kakšnega zneska. Če zaprosite za več sredstev, kot je na voljo, ali za področja, ki jih donator ne podpira, lahko vaš predlog zavrne.
4. Držite se donatorjevega formata
Kadar donator predpiše določeno obliko, se je držite! Če oblika ni predpisana, se držite vrstnega reda in prednosti, po katerih je prosilec zaprosil za informacije. Da bi bili predlogi primerljivi, donatorji pogosto pripravijo kontrolne sezname, ki izhajajo iz razpisa. Zato bo predstavitev informacij v tem vrstnem redu verjetno povečala možnosti za uspeh predloga.
5. Upoštevajte vsa navodila
Nekatera navodila donatorjev se vam lahko zdijo zavajajoča ali celo protislovna, vendar morate vseeno skrbno prebrati vse smernice in navodila ter jih dosledno upoštevati. Predlog, ki ne upošteva danih navodil, je le redko deležen nadaljnje obravnave.
6. Bodite natančni in natančni
Morda se vam zdi, da je nekaj napak pri oblikovanju ali pripravi proračuna opravičljivih, vendar donator ne bo menil enako. Ne pozabite, da je konkurenca za nepovratna sredstva vse večja, z njo pa tudi donatorjeva izbira izvajalskega partnerja. Te majhne napake, ki jih naredite, so lahko razlog, da bo vaš predlog izločen.
Morda se sliši samoumevno, vendar dvakrat preverite številke strani in izračune. Poskrbite tudi, da bodo vsi razlogi in trditve resnično uporabni; da bodo imeli dodano vrednost in bodo ustrezni. Pravilno upoštevanje teh vidikov lahko vaš predlog uvrsti na vrh seznama.
7. Predstavite se verodostojno
Tudi če je vaša organizacija dobro znana, je malo verjetno, da bo donator poznal vsa pomembna dejstva in reference o njej. Zato morate priporočila povzeti kot kratke in jedrnate izjave o uspehu, ki podpirajo izkušnje vaše organizacije.
Dandanes so donatorji še posebej pozorni na organizacijsko sposobnost in sposobnost vodenja projektov. Da bi dokazali, da imate oboje, navedite podrobnosti o izkušnjah osebja ter najnovejše informacije o podobnih projektih, ki jih vaša organizacija trenutno izvaja ali jih je že zaključila. S tem boste dokazali, da lahko vaša organizacija projekte vodi pravočasno in v skladu s finančnim načrtom.
8. Bodite realni in odgovorni
Uspešen predlog mora vključevati posebne, realistične cilje, ki opredeljujejo upravičence; in jih je mogoče izmeriti v določenem časovnem okviru na podlagi zanesljive metodologije.
Ponudniki običajno podcenjujejo čas in stroške, ki so potrebni za infrastrukturo, potrebno za programsko odličnost, kot so razvoj osebja, pregledni računovodski sistemi, tehnološka podpora itd. Če so ti stroški prenizki, se lahko pojavijo vprašanja o vaši organizacijski zmogljivosti.
Nikar ne ovrednotite stroškov prenizko. Prepričajte se, da vaš predlog vključuje vse tiste stroške, ki so pogosto premalo upoštevani. Če končni proračun presega znesek, ki ga običajno financira donator, ugotovite primanjkljaj in poiščite druge vire financiranja projekta. Druga možnost je, da prilagodite obseg predlaganega projekta. Zmanjšanje obsega, če je potrebno, je lahko bolj učinkovito kot poskus doseči več s projektom, ki je premalo financiran.
9. Naj bo projekt trajnosten
Trajnost je več kot le besedna zveza. Vaši predlogi bodo veliko bolj uspešni, če se vaš trajnostni načrt ne bo glasil zgolj “poiščite druga sredstva ob koncu tega projekta”.
Donatorji morajo videti trajne spremembe, kar pa zahteva finančno in programsko trajnost. Ta je lahko v različnih oblikah, od vključevanja zasebnega sektorja do ustvarjanja dohodka ali sodelovanja upravičencev.
10. Izogibajte se “pasti proračunske zavrnitve”
Veliko ponudnikov večino časa porabi za pisanje o projektu, nato pa proračun obravnavajo kot naknadno misel, ki jo bodo obravnavali “finančniki”. V večini primerov to povzroči neskladje med finančnimi podatki in opisom predloga, zlasti če je bil prvi ustvarjen pod velikim časovnim pritiskom. To je pogosto razlog, da veliko dobrih projektnih predlogov propade zato, ker predlagani proračun nima smisla ali ne prinaša dodane vrednosti. Temu pravimo “past zavrnitve proračuna” in kaže na pomanjkanje organizacijskih zmogljivosti, ki jih donatorji vse manj spregledajo.
Da bi se izognili pasti zavrnitve proračuna, vam priporočamo, da s proračunom začnete že prvi dan in ga razvijate vzporedno s programom dejavnosti. Med pripravo predloga ne ločujte programskega in finančnega osebja. Raje poskrbite za tesno sodelovanje obeh. Morda boste morali programskemu osebju zagotoviti osnovno usposabljanje za pripravo proračuna, ki bo v pomoč pri tem procesu.
Pisanje predlogov: Večja slika
Samo pisanje predlogov ni ključ do uspešne strategije financiranja, je pa zagotovo njen del. Predlog, ki izpolnjuje merila donatorjev, poudarja prednosti vaše organizacije in jo hkrati razlikuje od drugih, bo vedno močan kandidat. Kljub temu pa zgolj predložitev dobrih predlogov ne zadostuje za razvoj dolgoročnega in trajnostnega vira financiranja.
Postopek razvoja programa in umetnost pisanja predlogov morata biti del nečesa bolj celostnega. Gre za vidike strategije, ki vključuje mreženje in strateško pozicioniranje, pa tudi idejno vodstvo in predstavitev učinka na področju vaše dejavnosti. Razmislite o tem kot o delu širšega pristopa k pozicioniranju vaše nevladne organizacije, ne le za pridobivanje finančnih sredstev, temveč za ustvarjanje učinka, ki je del vašega širšega poslanstva.